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如何在有限的时间里,高效的做事?

2017/5/3 16:12:49发布者: 颜欣

 五一假期已经结束,小伙伴们的假期过得怎样呢?


这个忙碌而充实的五一,荣小创负责星火计划开课中的过程中有这样的情况,原本计划想做的事情都还躺在脑海里,但时间过得太快,总感觉不够用,让时间在自己悠哉游哉的行事中溜去大半,自身所需做的一些事情也未完成得圆满。

 

有时候在同一时间会想着要做这件事,又想做那件事,摆在面前的事情太多,却总念叨着想办法把全部都完成。


下来荣小创做了一些总结,得到了一些方法,在有限的时间内快速做好自己的事情,现在把这些方法分享给大家,希望对每位小伙伴有所帮助。

 

 1、 制订好日计划、周计划

A、利用前一天晚上的时间进行规划。

 

在每一天的最后阶段对第二天的计划事项、时间管理做好简易规划,以防到第二天的时候由于一夜之间的意外,导致一些想法和计划被迫做出顺应和改变。



B明确做什么


比如今天,有的小伙伴要去书店买本书;要打个电话给父母。

 

当我们得知自己所需要做的事情后,这些事情不一定非要在第二天去执行或完成,那么我们最好要从这些事情中,根据自身情况,明确自己想在什么时候完成所需做的所有事情。


 2 、任务细分成各个板块


有些伙伴在一些活动中,你的部长要让你做个PPT, 有的小伙伴们可能写一段文字加一些图片,并且进行调格式,从第一页到最后一页,这样的话有没有觉得效率很低,如果先将所有的文字内容先编辑好,最后统一加图片以及进行调格式等,就会发觉很快就能完成了。

 

A、对应事项进行分类。

 

当属性不同的事项混杂一起,我们可以试着将这些事项进行分类。

 

就像上述小伙伴要做PPT,如果将这三个部分归类统一,分类处理之,在完结稿件,会省去制作过程中一些时间,变得更高效。

 

B、先做最重要最紧急的事情。


我们的事项管理计划清单可以尝试按照最重要最紧急的事情优先安排、继而是最重要最不紧急、最紧急最重要、最重要不紧急,最紧急不重要、不重要不紧急的处理原则实施的。

 

C、容易和困难的事,因人而异。

 

荣小创喜欢先从事情难得部分开始,而后再进行简单部分,这样解决完难题的成就感会让自己更有信心面对接下来所有的事情。

 

一些小伙伴喜欢从简单部分开始入手,建立一定的自信,慢慢攻克最后难题。


3、 事项清单、灵活调整


当我们想到要做的事情写下来,列入清单里的时候,它就开始静静躺在那里,只有自己去执行它的时候,它才像被赋予了新的生命,具有价值。如果我们不去动它,它就永远躺在清单里。

 

A、忧虑事项别太杂


比如想明天去超市买东西,想后天去找朋友玩,想今天把这本书读完。然后把这些想做的事情都列入到清单里。

 

清单可以提醒自己需要做什么,但自己还是不确定完成这些任务需要用多长的时间,也不知道确切的完成时间。

 

B、分析待完成事项


工作清单上的待完成事项越多,不确定就越多。

 

自己已经把想做的事情列入了清单,对于清单里躺着的这些事项,我们可以尝试拿来分析,思考一下执行这些事项需要花费多长时间、什么时候启动执行、规定什么时间段内办理等等,让清单里的事项等着提上日程。

 

C、灵活完成清单内容

 

当自己忙完了一天的学习工作和生活后,第二天尚有一大推任务等着自己,这不但不能让你从已完成的工作中找到成就感,反而让你盯住那些没完成的工作不放。

 

清单只跟踪必做事项即可,把清单上的事情列入日程安排并放入记事本,如果有所分析便分别列出各项所需额确切时间等等即可,不必太过在意,因为它就躺在那,不来也不去。但是,它在等着你。


4 、约定、计划时间


当我们计划安排一些事情的时候,可以尝试约定时间去计划执行。

 

A、给事项日程定个时间


正在谈恋爱或者你有非常好的闺蜜的人都有这样的习惯,就是你们会约定个时间进行打电话。


也许你会疑惑,为什么打电话这种随心的事情需要约时间来谈,那如果随心打电话过去的时候,人家在忙,那会感到很尴尬。

 

尊重其他人对于时间的使用,定时间是尊重彼此的时间使用权。


B、严格执行

 

既然定了时间,便严格执行。约定的时间或者地点就应准时。

 

C、对未执行时间进行反思

 

今天晚上准备9:30看书,10:30洗澡,11:10写作,12:00入眠。但是没有一项是能够具体完成到位了,拖延了5分钟去洗澡,而且等到12点半才去入睡。

 

如果自己安排、约定、计划好了时间而未执行,必须诚实的面对自己并反思,思考是什么样的原因导致自己在事项执行上没有按照自己规定的时间,是因为拖延症,还是因为不够用心等等。


找出来,并想办法改变。


5、 计划的事项灵活化


A、拒绝拖延症

 

有些事项没有设置具体的执行和完成时间,而且这些事项一般会被放在工作清单上,最后人们常常会忘记或者拖到第二天甚至更久才完成这些事。

 

B、不必真的按照清单顺序做事

 

根据客观环境的改变做出相应调整,懂的变通,有些事会变得更加容易。

 

6 、设置时间提醒


A、设置手机闹钟


荣小创身边的许多人都会在手机上设置自己的闹钟,比如说我们的刘丽老师,她会将自己每天要做的事设置闹钟提醒。


有的小伙伴们每一天可能要在晚上进行一小时读书,设定一个闹钟提醒,便于完成。


设置时间提醒能够让你着手开始行动。

 

B、自我控制意识


长期养成设置时间的习惯,会慢慢向自我控制的意识靠近,让自己变得越来越自律。

 

C、增强时间概念。

 

设置时间提醒能让自己有意识地不去被其他事情所干扰,尽最大可能的按时执行自己设定的计划事项。


7、 规划间隔时间


把休息间隙、午餐时间等这些间隔阶段时放到日程安排里,把这些时间安排好、合理化,我们在心里就会更明晰自己要做什么事情了。休息时间,也要认真对待。

 

番茄法

 

之前的文章里,荣小创给大家提到过番茄法,每25分钟一个番茄,5分钟休息,在一个番茄的时间内完成计划事项,如果一个番茄不够,那么多个番茄来凑。

 

这5分钟休息很重要。

 

8 、接受突发情况、意外事件


制定的计划被突发状况打乱是很正常的,面对突发情况和意外事件都不要慌张,提前做好准备,做好应对策略就可以了。

 

A、事先制定B计划


永远有个备胎,永远要有个B计划。

 

在A计划无法执行或者遇上麻烦的时候,我们可以启动B计划,这样不会让我们在事情现场感到尴尬与难堪,而且也不会因为计划无法顺利进展而让事情泡汤。

 

B、预留一段缓冲时间

 

预留出突发事件或者意外状况的缓冲时间能让自己如愿以偿,如果没有意外,我们还可以利用这段缓冲时间去做其他事情。

 

C、淡定的面对

 

兵来将挡,水来土掩,怀着一颗平常心,做好准备,面对一切。

 

 9 、完成一项去除一项


A、能获得成就感助推自己继续向前。

 

B、事情进展具体化让自己清晰在干什么。

 

C、根据自己做过的事情以及接下来计划的事情,不断提升计划质量。


10 、养成习惯


A、对事项进行计划并记录可以让我们不必花精力时间去记忆一些小事:记忆力有限,我们要把记忆力用在刀刃上。

 

B、避免遗忘:在接下来的任务即将到来的时候,能够及时判断我们大概什么时候去处理它以及所需的时间。


今天的分享就到这里,希望小伙伴们都能在有限的时间里,高效的做更多的事。